Privacy verklaring

PRIVACYVERKLARING Privacy is zeer belangrijk voor ons. We willen onze (potentiële) klanten, leveranciers, partners en sollicitanten zoveel mogelijk informeren, hun privacy respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. Hieronder vindt u ons beleid inzake het verzamelen, opslaan, gebruiken, communiceren en openbaar maken van persoonsgegevens. Inksane bvba wil benadrukken dat zij te allen tijde streeft om te handelen in overeenstemming met de EU verordening van 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna “AVG). TOEPASSINGSGEBIED Deze privacyverklaring (hierna de “Privacyverklaring”) is van toepassing op elk bezoek aan en gebruik van de website (www.inksane.be) alsook op alle relaties (en de gegevensuitwisseling die eventueel hiermee gepaard gaat) tussen Inksane bvba en haar (potentiële) klanten, leveranciers, partners en sollicitanten. IDENTITEIT VAN DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is Inksane bvba. Inksane bvba is gevestigd te Ardooisesteenweg 166, 8800 Roeselare, België. De verwerkingsverantwoordelijke is diegene die het doel en de middelen (het ‘wat’, het ‘hoe’ en het ‘waarom’) van de verwerking van de persoonsgegevens bepaalt. Inksane bvba kan gecontacteerd worden per post, via telefoon 051 / 22 05 13 en via e-mail This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Specifiek met betrekking tot de Privacyverklaring kunnen behoudens de hierboven vermelde contactgegevens, ook de volgende persoon gecontacteerd worden: Sandy Verfaille. WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT EN WAAROM Persoonsgegevens zijn alle gegevens die het mogelijk maken om iemand te identificeren. Dit omvat onder meer, maar niet exclusief, gegevens zoals naam, adres, gebruikersnaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer, maar ook andere informatie zoals IP-adres, informatie over de bedrijfssector, enzoverder. Welke gegevens wij verzamelen is afhankelijk van de context van uw interactie met ons, de wijze van contactname en de door u verstrekte informatie. Volgende persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt: Identificatiegegevens (klanten) Naam Adres Telefoonnummer Email Bankrekeningnummer Inschrijving maillinglist Foto’s van tattoos Camerabeelden (beveiliging) Identificatie- en andere gegevens (externe medewerkers) Naam Adres Telefoonnummer Email Bankrekening A1 formulier Limosa-gegevens Copie identiteitskaart / paspoort Reisgegevens Werkschema Referenties DOELEINDEN VAN DE VERWERKING De hierboven vermelde persoonsgegevens worden door ons verwerkt voor volgende doeleinden: administratie van het personeel en de tussenpersonen werkplanning beheer van het personeel en de tussenpersonen klantenbeheer leveranciersbeheer public relations beveiliging direct marketing Ingeval Inksane bvba gebruik maakt van uw persoonsgegevens met het oog op direct marketing, heeft u steeds het recht om u hiertegen te verzetten via een eenvoudig verzoek (mogelijkheid om ‘uit te schrijven’). Per doelstelling kan de rechtsgrond van de verwerking één van de volgende zijn: uw vrije toestemming voor de verwerking de voorbereiding of uitvoering van een contract de naleving van wettelijke verplichtingen het prevalerend gerechtvaardigd belang Wanneer wij een prevalerend gerechtvaardigd belang hebben, streven wij naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van uw privacy. Wanneer de rechtsgrond van de verwerking gebaseerd is op uw vrije toestemming, heeft u steeds het recht om die toestemming te allen tijde in te trekken. Dit kan via een eenvoudig verzoek gericht aan Inksane bvba via de contactgegevens vermeld in dit Privacyverklaring onder ‘Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke’. Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens enkel om bovengenoemde doeleinden te realiseren, tenzij we uw ondubbelzinnig en vrije toestemming krijgen om uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te gebruiken of tenzij de verwerking noodzakelijk is om een verplichting na te komen opgelegd door een verordening, een wet, een decreet, een besluit of een deontologische verplichting. BEWAARTERMIJN Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de naleving van een verjarings- of vervaltermijn voorzien in de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, worden uw gegevens niet langer bewaard dan nodig voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, zoals omschreven in dit Privacyverklaring onder ‘Doeleinden van de verwerking’. CATEGORIEEN ONTVANGERS PERSOONSGEGEVENS De verwerkte persoonsgegevens worden enkel en alleen én in overeenstemming met deze Privacyverklaring aan volgende ontvangers meegedeeld: Medewerkers en werknemers van de verwerkingsverantwoordelijke Betrokkene zelf Verwerkers, waarop met het oog op een specifieke opdracht (bv. IT-dienstverleners en boekhouder) beroep wordt gedaan. Andere derden voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van de opdracht: SendInBlue, Tektik, Deloitte. Voormelde verwerkers handelen uitsluitend in opdracht van Inksane bvba. Inksane bvba kan volgende garanties omtrent de gegevensverwerking door deze verwerkers voorleggen: Inksane bvba heeft in haar overeenkomst met deze derden duidelijke afspraken gemaakt omtrent de kwaliteit van de gegevensverwerking in overeenstemming met de verplichtingen opgelegd door de relevante privacy wetgeving; De derden kunnen de gegevens uitsluitend gebruiken voor de doeleinden zoals bepaald door Inksane bvba en in overeenstemming met dit Privacyverklaring Onverminderd het voorgaande is het mogelijk dat Inksane bvba uw persoonsgegevens moet openbaar maken: Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer Inksane bvba hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van onze rechten Wanneer Inksane bvba of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens één van de overgedragen activa zal zijn. RECHTEN VAN DE BETROKKENE Als betrokkene beschikt u over een aantal rechten die wij respecteren. Indien u één van deze rechten wenst uit te oefenen, gelieve contact op te nemen met ons via de contactgegevens beschreven in dit Privacyverklaring onder ‘Identiteit van de verantwoordelijke voor de verwerking’. De rechten die u heeft zijn de volgende: recht van inzage uiterlijk één maand na ontvangst van het verzoek: u heeft het recht om kennis te nemen van uw gegevens waarover wij beschikken om na te gaan waarvoor wij deze gegevens gebruiken recht van aanpassing of rectificatie van verkeerde gegevens: u kunt vragen om onjuiste gegevens te laten verbeteren of onvolledige gegevens te vervolledigen recht op bezwaar wanneer u het niet eens bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en om deze over te dragen aan derden. recht op gegevenswissing: onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit verzoek kan worden geweigerd. recht op beperking van de verwerking Deze rechten kunt u in principe kosteloos uitoefenen. Hiervoor dient u zich persoonlijk aan te melden op ons adres, dit om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen. Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij een redelijke vergoeding aanrekenen voor de administratieve kosten die gepaard gaan met uw verzoek of kunnen wij uw verzoek weigeren. Bovendien kunt u deze rechten slechts éénmaal om de zes maanden uitoefenen. In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van één maand op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven. BEVEILIGING Alle informatie wordt opgeslagen in een veilige omgeving. Deze informatie is niet toegankelijk voor het publiek. Binnen Inksane bvba hebben enkel de personen die daartoe gemachtigd zijn, toegang tot de persoonsgegevens, en enkel als die gegevens relevant zijn om hun opdracht te vervullen. DOORGIFTE NAAR DERDE LANDEN In principe zal Inksane bvba uw persoonsgegevens niet doorgeven aan entiteiten gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Ingeval er toch sprake zou zijn van een overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zetel heeft in een land dat niet onder een adequaatheidsbesluit valt, uitgevaardigd door de Europese Commissie, dan zal deze doorgifte worden beheerst door bepalingen van een doorgifteovereenkomst, die ofwel (i) de standaard contractuele clausules zoals bepaald in de ‘Beslissing van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Decision 2010/87/EC)’ zal bevatten, ofwel (ii) gebaseerd is op enig ander mechanisme op grond van de privacy wetgeving of enige andere regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens waardoor er passende waarborgen worden geboden. KINDEREN Wij verzoeken personen jonger dan 16 jaar geen persoonlijke gegevens aan Inksane bvba mee te delen tenzij er hiervoor toestemming is verkregen van ouder(s) of voogd(en). Als we ontdekken dat we persoonlijke gegevens hebben verzameld van een persoon jonger dan 16 jaar, verwijderen wij deze gegevens zo snel mogelijk. KLACHTEN Wanneer u het oneens bent met de manier waarop Inksane bvba uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kan u vanzelfsprekend contact opnemen met ons. Daarnaast beschikt u over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, die u via onderstaande gegevens kan contacteren: Gegevensbeschermingsautoriteit - Drukpersstraat 35 - 1000 BRUSSEL Tel: +32 (0)2 274 48 00 - Fax: +32 (0)2 274 48 35 - E-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. BLIJF OP DE HOOGTE VAN AANPASSINGEN Inksane bvba kan deze Privacyverklaring wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktevoluties en nieuwe verwerkingsactiviteiten. Wij nodigen u dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website. Uiteraard informeren wij u voorafgaandelijk via onze websites of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij wanneer de wet dit vereist uw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.